नई दिल्ली. आज के डिजिटल दौर में किसी जरूरी दस्तावेज को स्कैन कराने के लिए साइबर कैफे, स्कैनर या कंप्यूटर की जरूरत नहीं है. आपका Android स्मार्टफोन ही यह काम आसानी से कर सकता है. खास बात यह है कि इसके लिए किसी थर्ड-पार्टी स्कैनर ऐप को अलग से डाउनलोड करने की जरूरत भी नहीं पड़ सकती. अगर आपके फोन में Google Drive मौजूद है, तो उसके कैमरा फीचर की मदद से आप आधार कार्ड, पैन कार्ड, फॉर्म, रसीद, प्रमाणपत्र, बिल या किसी अन्य कागज को स्कैन कर सकते हैं.
स्कैन किए गए दस्तावेज को जरूरत के मुताबिक क्रॉप किया जा सकता है, उसकी क्वालिटी सुधारी जा सकती है, कई पेज एक ही फाइल में जोड़े जा सकते हैं और अंत में उसे PDF या JPG फॉर्मेट में सेव किया जा सकता है. इसके अलावा कुछ Android स्मार्टफोन के कैमरा ऐप में भी पहले से डॉक्यूमेंट स्कैन करने का विकल्प मिलता है.
Google Drive से डॉक्यूमेंट स्कैन करने का आसान तरीका
अगर आपके Android फोन में Google Drive ऐप पहले से मौजूद है, तो आपको अलग से कोई स्कैनर ऐप इंस्टॉल करने की जरूरत नहीं होगी. नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करके आप कुछ ही मिनट में अपना डॉक्यूमेंट डिजिटल फाइल में बदल सकते हैं.
स्टेप 1 Google Drive खोलें
सबसे पहले अपने Android स्मार्टफोन में Google Drive ऐप खोलें. ध्यान रखें कि फोन में Google Drive का अपडेटेड वर्जन होना बेहतर रहेगा.
स्टेप 2 कैमरा आइकन पर टैप करें
Google Drive खुलने के बाद स्क्रीन के नीचे दाईं ओर दिखाई देने वाले Camera बटन पर टैप करें. इसके बाद फोन का कैमरा डॉक्यूमेंट स्कैन करने के लिए सक्रिय हो जाएगा.
स्टेप 3 डॉक्यूमेंट को सही जगह रखें
अब जिस दस्तावेज को स्कैन करना है, उसे किसी समतल और साफ जगह पर रखें. फोन के कैमरे को इस तरह रखें कि पूरे डॉक्यूमेंट के चारों कोने स्क्रीन पर साफ दिखाई दें.
कोशिश करें कि कमरे में पर्याप्त रोशनी हो और कागज पर किसी तरह की तेज छाया न पड़ रही हो.
स्टेप 4 डॉक्यूमेंट की सीमा जांचें
कैमरा डॉक्यूमेंट को पहचानने के बाद उसके चारों तरफ नीले रंग की आउटलाइन दिखा सकता है. यह बताती है कि स्कैन में डॉक्यूमेंट का कौन-सा हिस्सा शामिल किया जाएगा.
जरूरत पड़ने पर स्क्रीन पर दिखाई देने वाले कोनों को एडजस्ट करें, ताकि कागज का कोई हिस्सा कट न जाए.
स्टेप 5 Capture बटन दबाएं
अब जब डॉक्यूमेंट सही फ्रेम में आ जाए, तो Capture बटन पर टैप करें. फोन दस्तावेज की तस्वीर लेकर उसे स्कैन में बदल देगा.
अगर आपको लगातार कई पेज स्कैन करने हैं तो उपलब्ध विकल्प के अनुसार Auto Capture या Manual Capture मोड का इस्तेमाल किया जा सकता है.
स्टेप 6 स्कैन किए गए डॉक्यूमेंट को एडिट करें
फोटो लेने के बाद स्कैन की गई फाइल को एडिट करने के कई विकल्प मिल सकते हैं.
Crop and Rotate की मदद से डॉक्यूमेंट को सही आकार में काट सकते हैं या उसे घुमा सकते हैं. वहीं Filter विकल्प के जरिए दस्तावेज की विजुअल क्वालिटी को बेहतर किया जा सकता है.
अगर डॉक्यूमेंट में कोई अनचाहा हिस्सा दिखाई दे रहा है तो Clean विकल्प उपलब्ध होने पर उसका इस्तेमाल किया जा सकता है.
स्टेप 7 कई पेज एक ही फाइल में जोड़ें
अगर आपका डॉक्यूमेंट एक से ज्यादा पेज का है तो हर पेज के लिए अलग फाइल बनाने की जरूरत नहीं है.
स्कैनिंग के दौरान Add बटन पर टैप करके अगला पेज स्कैन करें. इस तरह आप कई पेज को एक ही डॉक्यूमेंट में शामिल कर सकते हैं.
यह सुविधा खास तौर पर आवेदन फॉर्म, कई पेज वाले प्रमाणपत्र, समझौते या दूसरे आधिकारिक दस्तावेजों के लिए उपयोगी हो सकती है.
स्टेप 8 खराब स्कैन को दोबारा करें
अगर फोटो धुंधली आ गई है, डॉक्यूमेंट का कोई हिस्सा कट गया है या कैमरा सही तरीके से पेज को कैप्चर नहीं कर पाया है तो परेशान होने की जरूरत नहीं है.
ऐसी स्थिति में Retake विकल्प पर टैप करके दोबारा स्कैन किया जा सकता है.
अगर किसी पेज की जरूरत नहीं है तो Delete विकल्प से उसे हटाया जा सकता है.
स्टेप 9 डॉक्यूमेंट का नाम रखें
जब सभी पेज सही तरीके से स्कैन हो जाएं तो Done पर टैप करें.
इसके बाद स्कैन किए गए डॉक्यूमेंट को पहचानने के लिए उसका नाम दर्ज करें. उदाहरण के लिए, अगर आपने आधार कार्ड स्कैन किया है तो फाइल का नाम “आधार कार्ड” रख सकते हैं.
इससे बाद में Google Drive में फाइल ढूंढना आसान रहेगा.
स्टेप 10 PDF या JPG फॉर्मेट चुनें
अब अपनी जरूरत के अनुसार फाइल का फॉर्मेट चुनें. उपलब्ध विकल्पों में PDF या JPG जैसे फॉर्मेट मिल सकते हैं.
अगर आपको किसी सरकारी वेबसाइट, ईमेल या ऑनलाइन आवेदन में पूरा दस्तावेज भेजना है तो PDF उपयोगी हो सकता है. वहीं किसी एक पेज की तस्वीर भेजने के लिए JPG पर्याप्त हो सकता है.
स्टेप 11 सेव करने के लिए फोल्डर चुनें
इसके बाद वह फोल्डर चुनें, जिसमें आप स्कैन किया हुआ डॉक्यूमेंट रखना चाहते हैं.
आप अलग-अलग दस्तावेजों के लिए अलग फोल्डर बना सकते हैं, जैसे- जरूरी दस्तावेज, शिक्षा प्रमाणपत्र, बैंक दस्तावेज या ऑफिस डॉक्यूमेंट.
स्टेप 12 Save पर टैप करें
अंत में Save बटन पर टैप करें. आपका स्कैन किया हुआ डॉक्यूमेंट चुने गए फोल्डर में सेव हो जाएगा.
अब जरूरत पड़ने पर आप इसे अपने फोन से खोल सकते हैं, शेयर कर सकते हैं या संबंधित व्यक्ति को भेज सकते हैं.
कैमरा ऐप से भी कर सकते हैं डॉक्यूमेंट स्कैन
कुछ Android स्मार्टफोन में Google Drive के अलावा डिफॉल्ट कैमरा ऐप में ही डॉक्यूमेंट स्कैन करने की सुविधा दी जाती है. हालांकि यह फीचर हर फोन और हर कंपनी के मॉडल में एक जैसा नहीं होता.
इसके लिए कैमरा ऐप खोलें और डॉक्यूमेंट को कैमरे के सामने रखें. फोन अगर दस्तावेज को पहचानता है तो स्क्रीन पर पेज या डॉक्यूमेंट स्कैन का आइकन दिखाई दे सकता है.
उस आइकन पर टैप करने के बाद फोन डॉक्यूमेंट के किनारों को पहचान सकता है और स्कैन तैयार कर सकता है.
कैमरा ऐप से स्कैन करने के स्टेप्स
स्टेप 1: फोन का डिफॉल्ट Camera ऐप खोलें.
स्टेप 2: डॉक्यूमेंट को किसी समतल सतह पर रखें.
स्टेप 3: कैमरे को डॉक्यूमेंट के सामने इस तरह रखें कि पूरा पेज स्क्रीन पर दिखाई दे.
स्टेप 4: अगर फोन डॉक्यूमेंट को पहचानता है तो स्क्रीन पर दिखाई देने वाले पेज या स्कैन आइकन पर टैप करें.
स्टेप 5: जरूरत होने पर Retake विकल्प से दोबारा स्कैन करें.
स्टेप 6: स्कैन सही होने पर Save पर टैप करें.
इसके बाद डॉक्यूमेंट आपके फोन की Gallery या Files में सेव हो सकता है.
स्कैन करते समय इन बातों का रखें ध्यान
अच्छी स्कैन कॉपी के लिए केवल फीचर होना पर्याप्त नहीं है. डॉक्यूमेंट को अच्छी रोशनी में रखें और कैमरे का लेंस साफ रखें. फोन को कागज के बिल्कुल ऊपर स्थिर रखने की कोशिश करें.
दस्तावेज के चारों कोने फ्रेम में होने चाहिए. अगर महत्वपूर्ण जानकारी किनारे के बहुत पास है तो क्रॉप करते समय उसे कटने से बचाएं.
जरूरी दस्तावेज स्कैन करते समय फाइल को सही नाम देकर सुरक्षित फोल्डर में रखना भी उतना ही महत्वपूर्ण है. इससे जरूरत पड़ने पर दस्तावेज तुरंत मिल जाता है और बार-बार स्कैन करने की जरूरत नहीं पड़ती.
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